Přehled aktuální situace E-fakturace v českém prostředí

Svaz průmyslu a dopravy ČR dlouhodobě podporuje v rámci snížení administrativní zátěže podnikatelů i zvyšování efektivity výkonu veřejné sféry vyšší míru využívání elektronické fakturace.

Svaz průmyslu a dopravy ČR (Svaz) dlouhodobě podporuje v rámci snížení administrativní zátěže podnikatelů i zvyšování efektivity výkonu veřejné sféry vyšší míru využívání elektronické fakturace.

V B2B samozřejmě na dobrovolné bázi a snažíme se o pozitivní motivaci, například právě skrze tuto Informaci a související tiskovou zprávu. Uznávání elektronických faktur jako dokladů rovnocenným papírovým fakturám nestojí v cestě žádné legislativní ani z pohledu daňového či účetního faktické omezení, což potvrzuje Ministerstvo financí ČR i Finanční správa. V cestě k většímu využívání stojí například nepřipravenost řady orgánů veřejné správy přijímat elektronické faktury.

• Výhodou využívání E-fakturace pro firmy může být časová úspora a snížení administrativní zátěže, může to také pomoci k eliminaci chyb lidského faktoru při plnění různých nejen daňových povinností.
• Elektronizace a digitalizace jsou přirozeným trendem a v mnoha případech mohou usnadnit plnění povinností, snížení chybovosti či snížit náklady. E-fakturace v soukromém sektoru (B2B), pokud se obě strany dohodnou, je něco, co lze používat a používá se. Samozřejmě pro řadu lidí to může být ještě stále něco „novějšího“. Jinými slovy, existuje zde pro některé subjekty jakási papírová zvyklost. Svaz věří, že tato osvěta odstraní i poslední případy zbytečných dotazů a požadavků.

Elektronické i listinné faktury jsou skutečně srovnatelnými daňovými doklady.
Dle současné legislativy i zkušeností řady členských firem Svazu se opravdu e-faktury používat mohou, pokud mají veškeré potřebné obsahové náležitosti a další požadované vlastnosti* (možnost ověření, tj. např. elektronický podpis) a na požádání jsou dostupné v čitelné podobě.

Na úrovni EU problematiku upravuje Směrnice Rady 2010/45/EU, kterou se mění Směrnice 2006/112/ES o společném systému daně z přidané hodnoty, pokud jde o pravidla fakturace. Tou byla zavedena do národních právních řádů členských států EU pravidla, v jejichž rámci se elektronická forma faktura staví naroveň formě papírové. V ČR byla směrnice konkrétně transponována do zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, který ve svém § 26 stanoví, že daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu a současně dále stanoví podmínky pro vydávání elektronických daňových dokladů.

Této problematice se také věnuje Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH ze dne 27. 3. 2013, kterou Generální finanční ředitelství stanoví pravidla pro elektronickou fakturaci v obchodním styku a vydává doporučení pro realizaci kontrolních mechanismů. Nejdůležitějším aspektem je zde přitom zachování požadovaných vlastností daňového dokladu, kterými jsou věrohodnost původu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost po celou dobu svého životního cyklu, lhostejno zda v elektronické či listinné podobě. Tato Informace GFŘ však bohužel není dle Svazu dostatečně veřejně známa, pročež je jeho cílem na ni upozornit a napomoci širšímu využívání a povědomí.

Ministr financí I. Pilný uvedl: „Ve shodě s výkladem GFŘ mohu potvrdit, že z pohledu MF / GFŘ, tj. konkrétně z pohledu účetního, daňového a finanční kontroly, jsou e-faktury rovnocenným dokladem písemným dokladům. Z tohoto pohledu používání e-faktur skutečně nic nebrání.“ Evropská i česká legislativa to umožňuje a nemělo by o tom být pochyb a dodal: „Finanční správa sama dlouhodobě říká, že se firmy bát nemusí e-faktury používat, pokud takový dokument bude mít potřebné vlastnosti.“

• Vyjádření Svaz požadoval a vítá ze dvou důvodů. Jednak edukativně pro menší firmy, aby se nebály e-fakturaci používat z daňových důvodů a jednak pro další jednání o e-fakturaci v rámci různých pracovních skupin s veřejnou správou k deklaraci, že bariéry z tohoto pohledu žádné nejsou.
• O zrovnoprávnění dokladů v papírové a elektronické podobě nemůže být z hlediska legislativního pochyb – kromě výše zmíněných předpisů pro fakturaci a DPH lze citovat i Nařízení EP a Rady č. 910/2014 eIDAS, konkrétně článek 46: „Elektronickému dokumentu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu.“

Mezi firmami můžeme najít řadu pozitivních příkladů. „Ve Škoda Auto a.s. je elektronická fakturace využívána již od roku 2003. Nejprve byla nasazena v modelu Selfbilling, kde jsou faktury vystavovány ve jménu dodavatele a od roku 2012 je využíván i plnohodnotný přenos dat od dodavatelů do Škoda Auto a.s. V současné době je metodou elektronické fakturace zpracováváno 79 % všech příchozích faktur. Za výrobní materiál je to 93 % a za režijní materiál a služby 17 %.“

Jak dodává Škoda Auto: „Jedná se o progresivní nástroj zpracování dokladů a naší firmě to přináší ulehčení zpracování dokladů. Přínos není jen pro firmu Škoda Auto a.s., ale i pro jednotlivé dodavatele. Faktury jsou v několika vteřinách v účetnictví a mohou být zaúčtovány. Nedochází ke ztrátě dokladů při zasílání poštou nebo při doručování mailem v PDF. Celkový proces se zrychlil a je zajištěna vyšší transparentnost.“

Akceptace e-faktur ve veřejné sféře
Pokud se týče elektronické fakturace ve veřejné sféře, ta má na úrovni EU základ ve Směrnici Evropského parlamentu a Rady 2014/55/EU ze dne 16. dubna 2014 o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek, dle které jsou do 27. 11. 2018 všechny členské státy EU povinny zajistit příjem elektronických faktur orgány veřejné moci v oblasti zadávání veřejných zakázek. Na národní úrovni je součástí zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek ustanovení § 221, které stanoví, že zadavatel nesmí odmítnout elektronickou fakturu vystavenou dodavatelem za plnění veřejné zakázky z důvodu jejího formátu, který je v souladu s evropským standardem elektronické faktury.

Doposud však často orgány veřejné moci nemají zcela připraveny interní procesy na příjem, zprocesování a archivaci elektronických faktur, resp. na realizaci celého životního cyklu faktury v elektronické podobě. V praxi často dochází v určité fázi ke konverzi dokumentu do podoby papírové anebo k hybridním procesům, kdy po část svého životního cyklu faktura obíhá elektronicky a po další část v listinné podobě. Velmi rozšířené je také zasílání „elektronických faktur“ ve formátu PDF, který však de facto pouze přenáší náklady na tisk z dodavatele na odběratele. Plnohodnotná elektronická faktura ve smyslu elektronizace a z ní plynoucích výhod je pouze taková, kde jsou data automatizovaně (strojově) přenesena ve standardním formátu do podnikového či účetního systému protistrany, kde jsou opět elektronicky zpracována.

• Pro daňové účely mezi soukromou sférou a správcem daně je nutné u elektronických dokumentů zajistit věrohodnost (tedy např. elektronickým podpisem), ale strojová čitelnost zde není podmínkou (jde pouze o věrohodné dokládání pravosti elektronického dokumentu). Státní správa ale má ale za úkol (na základě směrnice o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek) zajistit vyšší stupeň elektronizace od podzimu 2018, kdy státní správa musí být připravena přijímat strojově čitelné dokumenty, což je další stupeň elektronizace, který procesy ještě zrychlí (nejde jen o elektronické zasílání dokumentů, ale jejich automatické zpracování ve fakturačních systémech díky strojové čitelnosti).

K maximalizaci úspor při fakturačním procesu na obou stranách mezi obchodními partnery tedy dochází pouze prostřednictvím faktury zaslané ve formátu strukturovaných dat.

• Zavedení elektronické fakturace pro zadavatele veřejných zakázek také vyplývá z usnesení vlády ze dne 5. ledna 2011 o Strategii elektronizace zadávání veřejných zakázek pro období let 2011 až 2015. Ve veřejnoprávním sektoru je v současné době jedna z hlavních překážek nevhodná implementace propojení systémů spisové služby a ekonomických informačních systémů a často i chybějící nebo nevhodné interní předpisy úřadů. Technologie překážkou nejsou – proto plánované usnesení míří především na úpravu interních postupů jednotlivých úřadů.

Cílem snahy Svazu je proto povzbudit zavádění procesů směřujících k elektronizaci práce s fakturami a současně rychlé rozšíření příjmu a zpracování elektronických faktur tak, aby veřejná sféra jednak směřovala ke své vyšší efektivitě, tj. ke zjednodušení komunikace B2G, a současně aby povzbudila sféru soukromou k vyšší míře využívání elektronických faktur v obchodním styku.

Výhodou je nejen úspora ze strany nákladů, administrativní náročnosti ze strany státu, ale zejména časová úspora a snížení administrativní zátěže pro řadu firem. Zejména střední a větší firmy dnes již často využívají e-fakturaci a bude pro ně jednodušší využívat jednu formu komunikace jak se státem, tak ve vztahu B2B. Je to jeden z prvních kroků v rámci realizace úplného elektronického podání, na nějž bude snazší navázat dalšími elektronickými službami ze strany státu, které budou dále přínosné pro komunikaci B2G.

*Jde o splnění požadavku na možnost ověření, aby byla zajištěna věrohodnost původu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost (cílem je vytvoření spolehlivé vazby mezi daňovým dokladem a předmětem plnění). Vzhledem k technickému pokroku nejsou požadované vlastnosti upraveny taxativně, ale jako možné využitelné způsoby (např. využití uznávaného (kvalifikovaného) elektronického podpisu, využití uznávané elektronické pečeti, využití elektronické výměny dat – Electronic Data Interchange). Elektronické dokumenty musejí být dobře uchovatelné, vhodné je využívat tzv. auditních stop (na doklad navazují další dokumenty – např. smlouvy, objednávky, přepravní doklady atd.; daňový doklad je párován s objednávkou, s potvrzením o přijetí platby atd.).

Dokument ke stažení zde.
Informace byla zpracována ve spolupráci s Ministerstvem financí ČR a s Generálním finančním ředitelstvím.